Für Datenschutz sind WEG und Verwalter gemeinsam zuständig

Verwalter und WEG sind gemeinsame Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. Sie müssen vereinbaren, wer welche datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt. (AG Mannheim, Urteil vom 11. September 2019, Az. 5 C 1733/19)

Der Fall
Um die Verpflichtungen der Datenschutzgrundverordnung umzusetzen, hatte eine WEG verschiedene Beschlüsse gefasst. Dabei sah sie vor, mit dem Verwalter einen datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen. Zudem beauftragte sie ihn, ein datenschutzrechtliches Verarbeitungsverzeichnis und Informationsschreiben zu erstellen. Für diese Tätigkeiten sollte der Verwalter Sondervergütungen erhalten. Einzelne Eigentümer wandten sich gegen die Beschlüsse der WEG mit einer Beschlussanfechtungsklage. Nach ihrer Auffassung verstößt eine gesonderte Vergütung des Verwalters gegen den Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung, weil Pflichten nach der DSGVO nur den Verwalter, nicht aber die WEG treffen. Nur der Verwalter erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der WEG. Daher ist sämtlicher Aufwand bereits mit der allgemeinen Verwaltervergütung abgegolten, so die Eigentümer.

Die Folgen
Dem Verwalter stehen die Sondervergütungen zu. Das Amtsgericht Mannheim wies die Klage der Eigentümer ab und begründete das damit, dass Verwalter und WEG gemeinsame Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO sind. Sowohl die WEG als auch der Verwalter besitzen die Kompetenz, über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten zu entscheiden. Die WEG entscheidet über das „Wie“ und „Warum“ der Datenverarbeitung, indem sie den Verwalter bestellt. Der Verwalter wiederum bestimmt das „Wie“ und „Warum“ der Datenverarbeitung, indem er Daten der WEG erhebt und verarbeitet. Diese gemeinsame Verantwortlichkeit von WEG und Verwalter führt dazu, dass beide in einer transparenten Vereinbarung festlegen müssen, wer welche Anforderungen der DSGVO erfüllt. Da die DSGVO von Immobilienverwaltern einen zusätzlichen Aufwand fordert und dieser mit dem Verwalterhonorar im hier zu entscheidenden Fall noch nicht abgegolten war, haben die Sondervergütungen auch ordnungsgemäßer Verwaltung nach § 21 Abs. 7 WEG entsprochen.

Was ist zu tun?
Werden Verwalterverträge neu abgeschlossen, empfiehlt es sich, die Verantwortlichkeiten nach der DSGVO und die Verwalterpflichten, die daraus resultieren, bereits bei Vertragsschluss ausführlich und transparent zu regeln. Enthalten bestehende Verträge keine Regelung zu den Verwalterpflichten nach der DSGVO, werden Beschlüsse der WEG, die für den zusätzlichen Aufwand des Verwalters eine Sondervergütung regeln, den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung entsprechen. Klagen, mit denen diese Beschlüsse angefochten werden, dürften daher auch in Zukunft erfolglos bleiben.

(Quelle: Immobilien Zeitung 23.7.2020, Ausgabe 30/2020)